Oikeusrekisterikeskuksessa, AIPA- ja HAIPA-hankkeissa ei ole tunnistettu riskiä, joka voisi johtaa salassa pidettävien diaaritietojen luovuttamiseen. Oikeusrekisterikeskus luovuttaa ainoastaan diaaritietoja, jotka ovat julkisia myös tuomioistuimissa. Riski siitä, että tietoja yhdistämällä saisi salassa pidettäviä tietoja, liittyy esimerkiksi tilanteisiin, joissa tuomioistuin toteuttaa tietojen salassapidon poistamalla asiakirjasta asianosaisen nimen ja muut tunnistetiedot. Riskiä lisää ja pyyntöjen kokonaisuutta rikkoo se, että kaksi eri toimijaa luovuttaa systemaattisesti samoja tietoja. Jos tuomioistuin on esimerkiksi määrännyt asianosaisen nimen salassa pidettäväksi, Oikeusrekisterikeskus ei luovuta asianosaiseen liittyviä muitakaan diaaritietoja. Toimintatavalla varmistetaan se, ettei eri tietolähteistä saatavilla olevien tietojen perusteella voida selvittää salassa pidettävän asianosaisen henkilöllisyyttä.
12 §:n 1 momentin mukaan oikeushallinnon viranomainen saa salassapitosäännösten estämättä sille annetun teknisen käyttöyhteyden avulla hakea esiin ja käyttää toisen oikeushallinnon viranomaisen ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmään tai diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnalliseen käsittelyjärjestelmään tallettamia tietoja, jos 1) viranomaisen on lain mukaan otettava sellaiset tiedot huomioon vireillä olevan asian selvittämisessä ja ratkaisemisessa; 2) tiedot ovat tarpeen asiaa koskevien diaarimerkintöjen tekemiseksi tai muutoin vireillä olevan asian käsittelyn järjestämiseksi; 3) tietoja luovutetaan valtakunnansyyttäjän toimistolle sille säädetyn valvonta- ja kehittämistehtävän suorittamiseksi. Pykälän 3 momentin mukaan tuomioistuimen oikeudesta saada toiselta tuomioistuimelta salassa pidettävä oikeudenkäyntiasiakirja oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi säädetään erikseen. Oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain (370/2007) 34 a §:n 1 momentin mukaan tuomioistuin voi luovuttaa toiselle tuomioistuimelle salassa pidettävän oikeudenkäyntiasiakirjan, jota toinen tuomioistuin tarvitsee lainkäytön yhtenäisyyden varmistamiseksi käsiteltävänään olevan asian ratkaisua harkitessaan. Vastaava säännös hallintotuomioistuinten osalta on oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa annetun lain (381/2007) 9 a §:ssä, joka mahdollistaa salassa pidettävän oikeudenkäyntiasiakirjan luovuttamisen toiselle hallintotuomioistuimelle. Säännösten tarkoituksena on osaltaan edistää yhtenäistä lainkäyttöä.
Huomioiden tiedotusvälineiden ja tutkijoiden tiedon tarve sekä tietojen tehokas keskitetty luovuttaminen ja tietojärjestelmien tekninen kehitys suhteessa rekisteröityjen henkilötietojen suojaan, voidaan kymmenen vuoden poistoaikaa pitää sekä ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmässä että diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisessa käsittelyjärjestelmässä perusteltuina. Mikäli tutkija tai tiedotusvälineen edustaja haluaisi tietoja yli kymmenen vuotta vanhoista asioista, hän voisi edelleen kääntyä yksittäisen tuomioistuimen puoleen. Nykyiset poistoajat johtaisivat siihen, että tutkijat ja tiedotusvälineet joutuisivat kääntymään lähes poikkeuksetta yksittäisten tuomioistuinten puoleen.
Tietojärjestelmälain 12 §:ssä säädetään oikeushallinnon viranomaisen oikeudesta käyttää toisen oikeushallinnon viranomaisen tallettamia tietoja. Tietojen luovuttamisesta sähköisessä muodossa säädetään puolestaan lain 17 §:ssä. 1.1.2020 voimaan tullut tiedonhallintalain 22 § sisältää yleissäännöksiä tietojen luovuttamisesta teknisen rajapinnan avulla viranomaisten välillä, lain 23 § säännöksiä katseluyhteyden avaamisesta viranomaiselle ja 24 § säännöksiä tietoaineistojen luovuttamisesta teknisen rajapinnan avulla muille kuin viranomaisille. Tietojärjestelmälain 12 §:ssä on kyse tiedonhallintalaissa tarkoitetusta katseluyhteydestä. 17 §:ssä säädetään puolestaan tietojen luovuttamisesta joko teknisen käyttöyhteyden avulla tai muutoin sähköisesti. Tietojärjestelmälain 12 ja 17 §:t sisältävät yhtäältä tiedonhallintalain kanssa päällekkäisiä säännöksiä tietojen luovuttamistavoista viranomaisten välillä. Toisaalta tietojärjestelmälaissa käytetään ilmaisua tekninen käyttöyhteys, kun tiedonhallintalaissa käytetään käsitteitä tekninen rajapinta ja katseluyhteys. Tietojärjestelmälaista tulisi poistaa yleislain kanssa päällekkäiset säännökset. Lisäksi lakiin tulisi päivittää tiedonhallintalakia vastaavat käsitteet.
Tietojärjestelmälain 12 §:n perusteella oikeushallinnon viranomainen saa siten tiedonhallintalain 23 §:ssä tarkoitetun katseluyhteyden toisen viranomaisen valtakunnalliseen tietovarantoon tallentamiin tietoihin, jos edellytykset tietojen haulle täyttyvät. Pykälä mahdollistaa sekä diaaritietojen että tuomioistuinten ratkaisuasiakirjojen hakemisen. Pykälä ei mahdollista tietojen luovuttamista viranomaiselta toiselle. Edellä mainitut oikeudenkäynnin julkisuuslait sitä vastoin mahdollistavat salassa pidettävien oikeudenkäyntiasiakirjojen luovuttamisen toiselle tuomioistuimelle lainkäytön yhtenäisyyden varmistamiseksi. Salassa pidettävän oikeudenkäyntiasiakirjan luovuttaminen edellyttää erillistä tietopyyntöä, eikä luovuttaminen tällä hetkellä tapahdu teknisen rajapinnan avulla. Perustuslakivaliokunta on lausunnossaan PeVL 39/2009 täsmentänyt, että tuomioistuimen asiana on varmistua siitä, että oikeus saada salassa pidettävä oikeudenkäyntiasiakirja toiselta tuomioistuimelta ei vaaranna oikeutta oikeudenmukaiseen oikeudenkäyntiin. Myös lakivaliokunta totesi mietinnössään LaVM 2/2010, että salassa pidettävien oikeudenkäyntiasiakirjojen luovuttamista koskevalla sääntelyllä ei ole tarkoitus puuttua vaatimuksiin oikeudenmukaisesta oikeudenkäynnistä.
Lausunnoissa suhtauduttiin yhtäältä myönteisesti ja toisaalta kriittisesti ehdotukseen lisätä 12 §:n 1 momenttiin uusi 4 kohta, jossa säädettäisiin tuomioistuimelle oikeus salassapitosäännösten estämättä hakea esiin ja käyttää toisen tuomioistuimen ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmään tai diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnalliseen käsittelyjärjestelmään tallentamia ratkaisutietoja ja ratkaisuasiakirjoja oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi.
Apulaisoikeuskansleri totesi, että tietosuoja-asetus ja rikosasioiden tietosuojalaki edellyttävät henkilötietojen poistamista, kun niiden käsittelylle ei ole enää käyttötarkoituksen mukaista tarvetta. Tietojen säilyttämisajan pidentämistä tulisi perustella laajemmin ottaen huomioon tiedon poistamista koskevat velvoitteet. Tietosuojavaltuutetun toimisto lausui ymmärtävänsä haasteet, jotka tulevat voimassaolevasta säilytysajan laskentatavasta, jossa säilyttämisaika alkaa, kun asiassa on annettu lainvoimainen ratkaisu. Lopputulos voi olla sama erityisesti silloin, kun lainvoimaisen ratkaisun saaminen kestää viisi vuotta. Jos tämä koskee vain pientä osaa ratkaisuista ja päätöksistä ja ylipäänsä säilytettävistä henkilötiedoista, säilyttämisaikojen kategoriselle pidentämiselle ei ole tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan esitetty käyttötarkoituksesta johtuvia perusteita. Esitystä on täsmennetty tältä osin.