Tietosuojavaltuutetun toimisto kiinnitti huomioita 10 §:n säännökseen tietovarantoon talletettavista henkilötiedoista. Säännöksessä henkilötiedot liitetään asianosaiseen ja muuhun asiaan osalliseen. Rikosasioiden tietosuojalain 8 § edellyttää henkilöiden erilaisten roolien ja oikeusasemien erottelua eikä tällaista julkisuuslaissa käytettyä asianosaisen tai muun asiaan osallisen erottelua voida pitää rikosasioissa riittävänä vaan niiden osalta rooleja tulisi täsmentää eli milloin henkilön on epäiltynä, tuomittuna, asianomistajana tai todistajana. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan sääntelyä tulisi täsmentää, kun sillä on merkitystä luovutettaessa tietoja henkilöhakuperusteisesti. Nykytilan arviointia on täsmennetty tältä osin.
Oikeusrekisterikeskus luovuttaa keskitetysti tuomioistuinten ratkaisuasiakirjoja ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä tutkimustarkoituksiin sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystyötä varten. Luovuttamista edeltää julkisuuslain 28 §:ssä säädetty kaksijakoinen lupaharkinta, mikä sisältää niin oikeusharkintaa kuin tarkoituksenmukaisuusharkintaa. Tutkijoilla on usein tarve yli viisi vuotta vanhoille ratkaisuasiakirjoille. Oikeusrekisterikeskuksella on myös ajoittain tarve selvittää ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä yli viisi vuotta vanhoja asioita liittyen tietojen välittämiseen täytäntöönpanoviranomaisille. Tietojärjestelmien tekninen kehitys, tutkijoiden tiedon tarve sekä oikeushallinnon ratkaisuasiakirjojen luovuttamisen tehokas keskittäminen ja Oikeusrekisterikeskuksen ajoittainen selvitystarve huomioiden, viiden vuoden poistoaikaa ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmän tiedoille voidaan pitää liian lyhyenä.
Pykälän 1 momentin mukaan ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmän käyttötarkoituksena on välittää tietoja oikeushallinnon viranomaisten ratkaisuista niiden täytäntöön panemiseksi tai merkinnän tekemiseksi viranomaisen rekisteriin tai oikeusavun piiriin kuuluvien palkkioiden ja korvausten maksamiseksi sekä tietojen käyttämiseksi syyttäjäviranomaisten toiminnassa. Järjestelmän avulla tuomioistuimet, Syyttäjälaitos ja oikeusaputoimistot toimittavat erityyppisissä asioissa antamiensa ratkaisujen lopputulostiedot tietoja tarvitseville täytäntöönpano- ja muille viranomaisille. Rekisterinpitäjänä toimiva Oikeusrekisterikeskus huolehtii siitä, että oikeushallinnon viranomaisten järjestelmään ilmoittamat tiedot välittyvät eteenpäin muille viranomaisille. Esimerkiksi oikeusapupäätös on järjestelmään tallennettava tieto, jonka perusteella tuomioistuin voi tuomita valtiolle tulevan korvauksen. Edelleen tieto tuomitusta korvauksesta välitetään täytäntöönpanoviranomaiselle, joka huolehtii saatavan täytäntöönpanosta.
Ehdotettu laki tulisi selkeyttämään diaaritietojen luovuttamista oikeushallinnon valtakunnallisesta tietovarannosta. Uusi laki mahdollistaisi sen, että Oikeusrekisterikeskus voisi luovuttaa keskitetysti enintään kymmenen vuotta vanhoja tuomioistuinten diaaritietoja valtakunnallisesta tietovarannosta. Ehdotettu laki mahdollistaisi myös sen, että Oikeusrekisterikeskus voisi hakea tietoja journalistiseen tarkoitukseen myös henkilön nimellä tai muulla henkilön tunnistetiedolla. Tuomioistuimet voisivat edelleen luovuttaa tietoja omista järjestelmistään. Oikeusrekisterikeskuksen luovuttamismahdollisuuksien laajentamien vähentäisi tuomioistuinten työmäärää, kun tiedotusvälineiden edustajan ei tarvitsisi tiedustella asioita yksittäisistä tuomioistuimista silloin, kun tietopyyntö koskee useissa tuomioistuimissa käsiteltyjä asioita. Oikeudenkäyntiasiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitettaisiin edelleen tuomioistuimelle itselleen. Oikeusapupiirien velvollisuudet eri tietojen toimittamiseen selkenisivät.
Oikeus hakea esiin ja käyttää tietovarantoon tallennettuja tietoja
Tuomioistuinvirasto, Turun hovioikeus, Kymenlaakson käräjäoikeus ja Pohjanmaan käräjäoikeus kannattivat poistoaikojen pidentämistä, koska se keskittäisi tietopyyntöjen käsittelyä Oikeusrekisterikeskukselle, keventäisi tuomioistuinten hallinnollista työtaakkaa sekä edistäisi tiedotusvälineiden ja tutkijoiden tiedonsaantia. Tuomioistuinvirasto ja Turun hovioikeus pitivät esitystä hyödyllisenä myös siksi, että poikkeavat säilytysajat eri järjestelmissä ovat perustuneet osajärjestelmien eri käyttötarkoituksiin. Tuomioistuimille parhaillaan kehitettävät uudet lainkäyttöasioiden asianhallintajärjestelmät AIPA ja HAIPA eivät kuitenkaan enää jakaudu erikseen diaaritietojen ja ratkaisutietojen osajärjestelmiin, vaan lainkäyttöasiaan liittyvät tiedot käsitellään uusissa asianhallintajärjestelmissä samalla lainkäyttöasialla. Valtakunnalliseen tietojenkäsittelyyn liittyvien käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien toteuttaminen uusiin järjestelmiin helpottuu, kun samalle asialle ei tarvitse kehittää erikseen useita eri poistoaikoja.
15 §:ssä säädetään tietojen luovuttamisesta. Pykälän 2 momentissa käytetään ilmaisua rikollista tekoa ja rangaistusta, kun tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa ja tietosuojalain 7 §:ssä käytetään ilmaisua rikostuomioita ja rikkomuksia. Tietojärjestelmälain termien olisi hyvä vastata tietosuojasäännöksiä.