Esityksen tavoitteena on selkeyttää oikeushallinnon valtakunnallisen tietovarannon tietojen luovuttamista sekä tietojen poistamista koskevia säännöksiä sekä parantaa mahdollisuuksia luovuttaa keskitetysti tietoja journalistiseen tarkoitukseen tuomioistuimissa käsiteltävistä asioista. Ehdotetut säännökset myös selkeyttävät Oikeusrekisterikeskuksen oikeuksia ja velvollisuuksia. Tavoitteena on myös selventää soveltamisalaa oikeusaputoimistojen osalta ja pyrkiä vahvistamaan oikeushallinnon viranomaisten oikeuksia käyttää toisen viranomaisen valtakunnalliseen tietovarantoon tallentamia tietoja. Esityksen tavoitteena on lisäksi varmistaa lainsäädännön yhdenmukaisuus tiedonhallintalain kanssa ja poistaa tiedonhallintalain kanssa päällekkäiset säännökset.
Tuomioistuimien käsittelemissä asioissa korostettu salassapitointressi liittyy muun muassa valtio- ja maanpetosrikosasioihin sekä siviili- ja sotilastiedustelua koskeviin asioihin. Kyseisiä asiaryhmiä käsittelee ensimmäisenä oikeusasteena ainoastaan Helsingin käräjäoikeus ja valitusasteena Helsingin hovioikeus. Millään muulla tuomioistuimella ei siten voi olla perustetta katsoa Helsingin käräjäoikeuden tai Helsingin hovioikeuden ratkaisuja kyseisissä asioissa oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi. Korostettu salassapitointressi liittyy myös anonyymistä todistelusta tai salaisista pakkokeinoista päättämiseen. Silloin kun tietojen käyttöperuste olisi oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistaminen, ei haun tulisi kohdistua menettelyä koskeviin osaratkaisuihin vaan ainoastaan pääasiaratkaisutietoihin ja -asiakirjoihin. Anonyymiä todistelua tai salaisia pakkokeinoja koskevat päätökset jäisivät siten soveltamisalan ulkopuolelle.
Tiedonhallintalain 23 §:n mukaan viranomainen voi avata katseluyhteyden toiselle viranomaiselle tietovarannon sellaisiin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla viranomaisella on tiedonsaantioikeus. Edellytyksenä katseluyhteyden avaamiselle on, että katselumahdollisuus on rajattu vain yksittäisiin hakuihin, jotka voivat kohdistua tiedonsaantioikeuden mukaisesti tarpeellisiin tai välttämättömiin tietoihin, ja että tietojen hakemisen yhteydessä selvitetään tietojen käyttötarkoitus. Myös tämän takia tietojärjestelmälain 12 §:n mukainen oikeus tietojen käyttämiseen oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi tulisi rajata ratkaisutietoihin ja –asiakirjoihin. Lisäksi AIPA- ja HAIPA-järjestelmät tulisi rakentaa niin, ettei tietojen katselu valtakunnallisesta tietovarannosta ole mahdollista ilman hakuperusteen eli käyttötarkoituksen merkitsemistä.
Tietojärjestelmä muodostuu ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä, diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisesta käsittelyjärjestelmästä sekä raportointi-, tilasto- ja arkistojärjestelmästä. Oikeushallinnon valtakunnallisen tietojärjestelmän osajärjestelmät sisältävät tosiasiallisia viranomaisten tuotantokäytössä olevia tietojärjestelmiä. Kuten tietojärjestelmälain esitöissä (HE 102/2009 vp) on todettu, osajärjestelmissä on kysymys loogisista tietojärjestelmistä, jotka voivat muodostua useammasta tietoteknisestä rekisteristä. Säännös järjestelmän rakenteesta ei vastaa kaikilta osin käytössä olevaa järjestelmää eikä tulevien järjestelmien rakennetta. Osajärjestelmät ilmaisevat kuitenkin sen, että tietovarantoon sisältyy tietoja eri käyttötarkoituksia varten, ja kuhunkin osajärjestelmään tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.
Pykälän 2 momentin mukaan diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisen käsittelyjärjestelmän käyttötarkoituksena on välittää oikeushallinnon viranomaisille tietoja vireillä olevan asian käsittelyn järjestämiseksi, selvittämiseksi ja ratkaisemiseksi ja valvonta- tai kehittämistehtävän suorittamiseksi sekä yleisölle tietoja tuomioistuinten käsittelyssä olevista asioista. Käyttötarkoitusta on rajattu yleisölle välitettävistä tiedoista tuomioistuinten käsittelyssä oleviin asioihin eikä momentissa mainita jo käsiteltyjä asioita. Koska tietojärjestelmälain yhtenä tarkoituksena on tehostaa tiedotusvälineiden tiedonsaantia ja sitä kautta yleisön tiedonsaantia, tulisi momenttia täsmentää siten, että järjestelmän tarkoituksena on välittää yleisölle tietoja sekä käsittelyssä olevista että käsittelyssä olleista asioista.
12 §:n mukaisella katseluoikeudella on merkitystä myös muun muassa silloin, kun tuomioistuimen tulee lain mukaan käsitellä eri tuomioistuimissa vireillä olevat asiat yhdessä (esimerkiksi laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa 11 § ja laki oikeudenkäynnistä rikosasioissa 4 luku) tai määrätä yhteisestä rangaistuksesta (rikoslaki 7 luku). Voimassa oleva laki mahdollistaa jo diaari- ja ratkaisutietojen hakemisen ja käyttämisen kyseisillä perusteilla.
Tietojärjestelmälain yhtenä käyttötarkoituksena on tuottaa tilastoja ja muita tietoaineistoja oikeusoloista oikeusministeriölle ja oikeushallinnon viranomaisille toiminnan suunnittelua ja seurantaa varten. Oikeusministeriö ei ole laissa tarkoitettu oikeushallinnon viranomainen eikä laissa ole erikseen säädetty oikeusministeriön oikeudesta käyttää valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettuja tietoja. Myöskään 1.1.2020 toimintansa aloittanut Tuomioistuinvirasto ei ole laissa tarkoitettu oikeushallinnon viranomainen. Tuomioistuinlain 19 a luvun 2 §:n (209/2019) mukaan Tuomioistuinviraston tehtävänä on huolehtia siitä, että tuomioistuimet kykenevät käyttämään tuomiovaltaa laadukkaasti ja että tuomioistuinten hallinto on tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti järjestetty. Näiden tehtävien hoitamiseksi Tuomioistuinvirasto tarvitsee valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettuja raportointi- ja tilastointijärjestelmän tietoja. Raportit ovat tilastoista tuotettuja dokumentteja. Käytännössä raportointi tarkoittaa säännöllisesti toistuvaa tilastointia tai valmiiksi tallennettua tilastoajoa. Jotta lain käyttötarkoitus toteutuisi ja jotta oikeusministeriön oikeus käyttää tietoja ilmenisi nimenomaisesti muutenkin kuin järjestelmän käyttötarkoitusta koskevasta 8 §:stä, 12 §:ään tulisi lisätä oikeusministeriölle ja Tuomioistuinvirastolle oikeus käyttää valtakunnallisen tietovarannon raportointi- ja tilastointijärjestelmään tallennettuja tietoja.