Lain nimike ja käsitteet sekä tietovarannon rakenne, ylläpito ja käyttötarkoitus
Laki oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä (tietojärjestelmälaki) on tullut voimaan 1.12.2010. Lakiin on sittemmin tehty teknistyyppisiä korjauksia kuten lisätty viittaukset tietosuojasäännöksiin ja poistettu yleislakien kanssa päällekkäistä sääntelyä rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja tietojen korjaamisesta. Lisäksi lain soveltamisalaa on täsmennetty.
Tuomioistuimissa sekä AIPA- ja HAIPA-hanketoimistoissa on kuitenkin edelleen ollut eriäviä näkemyksiä siitä, missä laajuudessa tietojärjestelmälain 12 § mahdollistaa toisen viranomaisen valtakunnalliseen tietovarantoon tallentamien diaaritietojen, tuomioiden ja päätösten katsomisen oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi. Tietojärjestelmälain 12 §:ssä säädetään katseluoikeudesta, eikä pykälä oikeuta tietojen luovuttamiseen. Salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisesta lainkäytön yhtenäisyyden varmistamiseksi on säädetty erikseen edellä mainituissa oikeudenkäyntien julkisuuslaeissa. Tuomioistuimen tulee kuitenkin huomioida lainkäytön yhtenäisyys riippumatta siitä, onko kyse julkisesta vai salassa pidettävästä asiaryhmästä.
Raportointi-, tilasto- ja arkistojärjestelmän muodostaa tällä hetkellä oikeushallinnon viranomaisten käyttämä SAP BusinessObjects -niminen ohjelmisto. Järjestelmä ollaan seuraavien vuosien aikana korvaamassa kokonaan uudella ratkaisulla, jota varten oikeusministeriössä on käynnistetty tietoalustan kehittämisen ja raportoinnin viitearkkitehtuurin toimeenpanohanke (VN/1166/2019).
Tietojärjestelmälakia koskevasta hallituksen esityksen luonnoksesta pyydettiin ajalla 27.2. – 27.3.2020 lausunto yhteensä 52 taholta Lausuntopalvelu.fi –palvelun kautta. Lausunnot ovat saatavilla Lausuntopalvelu.fi –palvelussa. Lausunnon antoivat apulaisoikeuskansleri, eduskunnan apulaisoikeusasiamies, Helsingin hallinto-oikeus, Hämeenlinnan hallinto-oikeus, Itä-Suomen hallinto-oikeus, Itä-Suomen hovioikeus, Kanta-Hämeen käräjäoikeus, korkein hallinto-oikeus, korkein oikeus, Kymenlaakson käräjäoikeus, Oikeusrekisterikeskus, Oikeustoimittajat ry, Pohjanmaan käräjäoikeus, Suomen Asianajajaliitto, Suomen Journalistiliitto, Syyttäjälaitos, Tietosuojavaltuutetun toimisto, Tuomioistuinvirasto, Turun hovioikeus ja vakuutusoikeus.
Tietojärjestelmälaissa tietojärjestelmän ylläpitoon liittyvät tehtävät on säädetty eri viranomaisen vastuulle kuin muut tyypillisesti rekisterinpitäjälle kuuluvat tehtävät. Tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa todetaan muun muassa, että jos vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Tietojärjestelmän ja sen osajärjestelmien käyttötarkoitus on määritelty tietojärjestelmälain 8 §:ssä, eivätkä oikeusministeriö, Tuomioistuinvirasto tai oikeushallinnon viranomaiset osallistu käsittelyn tarkoituksen määrittelyyn. Oikeusministeriö ja Tuomioistuinvirasto eivät osallistu myöskään järjestelmän henkilötietojen käsittelyn keinojen määrittämiseen, vaan ne määrittelee Oikeusrekisterikeskus. Valtakunnallisen tietojärjestelmän rekisterinpitäjälle kuuluvia vastuita ei myöskään olla siirtämässä oikeusministeriölle eikä Tuomioistuinvirastolle. Vaikka oikeushallinnon viranomaisten omat rekisterit sisältävät osin samoja henkilötietoja kuin valtakunnallinen tietojärjestelmä, kyse on erillisistä rekistereistä. Oikeushallinnon viranomaiset, kuten tuomioistuimet, ovat kukin tietosuojaselosteidensa mukaisesti omien rekistereidensä rekisterinpitäjiä. Oikeushallinnon valtakunnallisessa tietojärjestelmässä ei siten ole kysymys oikeushallinnon viranomaisten yhteisestä rekisteristä, eikä tietojärjestelmä ole yhteisrekisterinpidossa. Tietojärjestelmälaissa henkilötiedoille säädetyt poistoajat sekä tietojen käyttöä, luovuttamista ja muuta käsittelyä koskevat rajoitukset koskevat ainoastaan Oikeusrekisterikeskuksen rekisterinpitoon säädettyä oikeushallinnon valtakunnallista tietojärjestelmää, eivät oikeushallinnon viranomaisten omia rekistereitä.
Tietojärjestelmälain yhtenä keskeisenä tarkoituksena on ollut edistää tiedotusvälineiden mahdollisuuksia saada tietoja tuomioistuimien ja syyttäjän käsittelemistä asioista mahdollisimman asianmukaisella tavalla. Diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisen käsittelyjärjestelmän yhtenä käyttötarkoituksena on välittää yleisölle tietoa tuomioistuinten käsittelyssä olevista asioista. Oikeudenkäyntiprosessi alkaen asian vireilletulosta tuomioistuimeen ja päättyen lainvoimaisen tuomion antamiseen saattaa kestää useita vuosia. Jotta tarkoitus tietojen välittämisestä yleisölle voisi käytännössä toteutua journalistisen toiminnan ja tutkimusten kautta, tulisi poistoaikojen olla nykyisiä pidempiä.